domingo, 26 de marzo de 2017

10 reflexiones sobre la gestión del cambio


A lo largo de nuestra vida, tanto profesional como personal, todos nos hemos encontrado cosas que no funcionan, pero no sólo no funcionan, sino que todo el mundo sabe que son ineficientes y que causan problemas. Sin embargo, ante esas cosas que pasan nos hemos encontrado también con frases del tipo “ahora no tengo tiempo”, "ese no es mi problema", o la más terrible de todas ... "es que siempre se ha hecho así".

Precisamente hace unos días hablaba de esas situaciones y contaba mi experiencia sobre la gestión del cambio en un seminario. Después de describir 3 casos reales con las situaciones que se produjeron, los problemas, los conflictos ... y las soluciones... hacía una recopilación de 10 reflexiones que, en vista de los comentarios del maravilloso público que me regalaba su tiempo escuchándome, quiero compartir con vosotros.

Replicar estructuras o tomar un modelo de referencia no siempre garantiza el éxito: Mejor Adaptar antes de Adoptar
Muchas veces pensamos que algo que funciona en un entorno va a funcionar en otro, como pasaba en uno de los casos que contaba, en el que una pequeña empresa intentaba replicar la estructura de una multinacional y estuvo a punto de ahogarse en medio de la burocracia. Pararse a analizar qué sirve, qué no sirve y construir nuestro propio modelo es mejor que sólo tratar de replicar.

Nadie mejor que nosotros mismos sabemos lo que mejor se adapta a nuestras necesidades. No copiemos... aprovechemos la experiencia de otros pero aportando la nuestra y entendiendo las condiciones que nos rodean.

Las personas son el centro del cambio. No es posible gestionar el cambio si no se gestiona a las personas que participan en él o que se vean afectadas por él
¿Por qué nos empeñamos en definir procesos, procedimientos, normas, herramientas ... y nos olvidamos de que somos las personas las que las aplicamos? Todos somos personas y tenemos nuestras virtudes y defectos, pero sobre todo lo que tenemos es capacidad de decidir qué hacemos y qué no. En demasiadas ocasiones el cambio no se consigue implementar porque nos hemos olvidado de gestionar a las personas afectadas, involucradas o interesadas en que las cosas ocurran ... o que no lo hagan.

Desterremos el principio "siempre lo hemos hecho así"
No hay nada que frene más el cambio que nuestra propia inercia y la sensación de que "lo que ha funcionado, no lo toques". Si queremos cambiar, debemos aprender a hacer autocrítica. Ni lo nuestro es lo mejor ni tampoco es lo peor, lo que seguro que es … mejorable.

Querer hacerlo bien no es suficiente
En demasiadas ocasiones estamos tan convencidos de que queremos cambiar y de que somos capaces de hacerlo, que nos olvidamos de analizar todos los factores, que acaban convirtiéndose en frenos del cambio. Además, debemos ser conscientes de que necesitamos ayuda para cambiar ... ¡pidámosla! Lo que es nuevo para nosotros, lo que es un cambio, puede no serlo para otros ... aprovechemos la experiencia ajena, es mucho más eficiente.

Una buena herramienta de gestión puede ayudarnos en el proceso de cambio
A pesar de que el centro del cambio nunca es la herramienta que utilicemos para gestionarlo, no tener una buena herramienta hace que en ocasiones el cambio se quede en un deseo, en un plan, en un papel. Escojamos una herramienta que nos "obligue" a ir paso a paso, que nos recuerde lo que tenemos que hacer, y que nos permita ver cuánto hemos avanzado.

Tener buenos procedimientos es importante, pero aplicarlos correctamente y medir los resultados, lo es más
Muchas empresas contratan a consultoras expertas en la definición de procedimientos y procesos, y les parece que con eso ya tienen su sistema de calidad, que los hace mejores. Desde mi punto de vista, esa situación no sirve si desde la propia organización no lo hacemos posible aplicando los procedimientos que definamos. Si no lo hacemos, es sólo papel ... o un archivo de texto guardado en un repositorio ... sólo ocupa espacio, pero no mejora nada.

Resolvamos los conflictos cuanto antes
Es importante involucrar y obtener el compromiso de las personas que han de ejecutar el cambio. Si ellas no quieren, no se hará, nos pongamos como nos pongamos. Es por ello muy importante resolver cualquier conflicto cuanto antes. Da igual si es una simple discusión, un conflicto de intereses o un gran desacuerdo... cuanto más tardemos en resolverlo, más impacto tendrá en conseguir los objetivos del cambio.

No despreciemos el enorme impacto que tiene en las organizaciones un equipo desmotivado, desengranado o sin consenso y dediquemos tiempo a las personas.

Definamos indicadores adecuados
No se puede mejorar nada que no se mida, pero tampoco se trata de medir por medir. Muchas veces definimos tantas cosas a medir, que nos pasamos de frenada y no nos da tiempo a analizar los resultados. Definamos indicadores adecuados, revisémoslos, midámoslos, y cuando ya no sean útiles, definamos otros.

Tener más de 10-15 indicadores simultáneos nos dispersa la atención y la capacidad de mejora. Mejor pocos y bien definidos que un cuadro de mando que nunca miramos.

Es imprescindible tener claro el objetivo del cambio
Qué queremos alcanzar, por qué, cuánto nos cuesta, qué retorno esperamos. No se trata de cambiar por cambiar. En esta época en la que parece obligatorio subirse al carro de la transformación digital, muchas empresas quieren transformarse sin estar preparadas para ello, o lo que es más grave, sin necesitarlo demasiado. Parémonos un momento a pensar, y después decidamos. No dejemos que la sociedad o el entorno decida por nosotros.

Los grandes cambios siempre vienen acompañados de una fuerte sacudida. No es el fin del mundo, es el principio de uno nuevo.
Y finalmente, si estamos decidido a cambiar, desterremos el miedo, seamos conscientes de que puede haber sacudidas, malos momentos, situaciones de conflicto que arreglar... Si tenemos claro que de verdad lo queremos hacer y que va a ser una mejora, hagámoslo, será el principio de nuestro nuevo mundo.

Cambiar no es ni bueno ni malo, es sólo cuestión de naturaleza humana, lo que nos hace evolucionar, lo que nos hace imparables. No le neguemos al cambio la oportunidad de estar en nuestra vida, pero tampoco nos olvidemos de gestionarlo... el cambio es como un adolescente... si le dejas hacer lo que quiere, puede ser desastroso, pero si lo guías bien, se puede convertir en un adulto brillante.